AI agent 的產生可以逐漸取代我們日常中重複性的瑣碎工作，節省我們許多時間也增加工作效率。

不會寫程式也不用擔心，AI Agent 不再只是開發者的專利！隨著工具愈來愈平易近人，現在只要你會用滑鼠、會打字，就能建立一個會自動分類信件、記錄資料並回覆 Email 的智能小幫手。本篇教學就以一個實用案例為核心，手把手帶你完成第一個 AI Agent 的打造！

在開始之前，我們先了解 AI agent 主要特性，以及和單純使用 ChatGPT 差別在哪？

🤖 AI Agent 與 ChatGPT 有什麼不同？

很多人會好奇：「我平常就在用 ChatGPT 啊，那 AI Agent 到底是什麼？有什麼不同？」

簡單來說，ChatGPT 是一位對話助理，而 AI Agent 則是一位能幫你『主動完成任務』的智能幫手。

功能比較	ChatGPT	AI Agent
互動方式	問答式（需要你提問）	任務導向（能自動啟動並執行流程）
記憶功能	有，但須在特定場景開啟	可串接長期記憶、任務紀錄
工具整合	僅能透過 GPT 工具列或 API 呼叫	能結合 Google Sheets、Email、Zapier、網站爬蟲等多工具
自動化能力	需手動操作	可自動觸發、條件判斷與任務執行

舉例來說，如果你要讓 ChatGPT 幫你「回覆 Email 並整理到表格」，你得自己貼上內容、複製它的回答、貼到 Sheet 和 Gmail；但 AI Agent 則能「自己判斷」、「自動分類」、「自動寄信」並「備份紀錄」，完全不需要你手動操作。

換句話說：

ChatGPT 是個能幫你思考的人，AI Agent 則是幫你執行的人。

兩者背後的模型可以相同（例如 GPT-4），但設計目的與應用情境完全不同。透過像 Make 這樣的平台，我們可以輕鬆讓 GPT 變成一個真正的 Agent，協助我們處理工作流程！

建立我第一個 AI agent

那我們就不囉唆，直接進入建立 AI agent的入門教學，以下利用一個日常生活中很常會遇到的案例來示範，讓你了解到 AI agent 如何幫你直接處理完這個『任務』，幫助你的工作更有效率。

🎯 目標任務

請這個 AI 助理（代理）幫我們自動分類信件、備份以及回信。

當 Gmail 收到一封信時，AI Agent 會：

讀取信件內容

判斷屬性進行分類（例如：報價、合作、客服、垃圾信）

將資訊寫入 Google Sheet

自動回覆對應 Email 給寄件人

🧰 一、準備工具與帳號

你需要以下這些帳號或平台：

Gmail 帳戶（接收/回覆 Email）
Google Sheets（儲存信件摘要與分類）
OpenAI 帳戶與 API 金鑰（用 GPT 來讀信件內容以及產生回信內容） 👉 取得 API 金鑰
Make 或 Zapier（用來整合整個流程，自動化各平台）

📌 本教學以 Make 為例，因為它支援免費方案。

🪜 二、建立自動化流程（使用 Make）

步驟 1：建立 Scenario

登入 Make，點選「Create a new scenario」。

步驟 2：加入 Gmail 模組（觸發器）

這個步驟重點是加入觸發這個流程的起始點，以我們的情況就是收到某一封信時，開始後續流程。過程中可以單純設定收到所有信件都觸發，也可以增加其他進階條件，我們目前都先以最簡單的例子來教學。

設定收件夾中收到新的信件時觸發Make流程。

選擇 Gmail → Watch emails
授權你的 Gmail 帳號
設定條件：「當新信件抵達時，且收件匣為主要分類」

步驟 3：加入 OpenAI GPT 模組

這步驟的重點是，收到信件後，要依據這個內容做自動分類，這時就要請AI服務介入，而我們使用的就是Open AI的 API，我們必須先準備好OpenAI的KEY來串連Make，讓Make有權限可以傳接資料到OpenAI。

那我們這時還要告訴OpenAI我們要請他幫忙做什麼，所以就要送給他一串prompt提示詞，除了給他指令之外也要把我們收到的信件內容一起傳送給他。

步驟參考：

選擇 OpenAI → Create a Completion（或 Chat）

新增一個 Message
Role 選擇助理
在 Prompt 欄（Text Content）輸入以下內容，並且將你剛剛收到的信件內容置入：

以下是一封客戶寄來的 Email，請判斷這封信的分類（報價 / 合作 / 技術問題 / 客服 / 垃圾信），回覆我分類。

Email內容：
{{來自 Gmail 的信件內文}}

選擇 gpt-4 或 gpt-3.5-turbo 作為模型

步驟 4：將結果寫入 Google Sheets

這個步驟要串接完你的Google Sheet帳號，然後將上一步驟收到的分類回覆自動串送到Google Sheet，加入一個新的欄位，完成資料備份。

新增 Google Sheets 模組 → Add a Row
選擇儲存的表格與工作表
對應欄位（時間、內容、分類）填入從 Gmail 與 GPT 模組取得的資料

步驟 5：自動回信

接著如果你的公司或工作上有自動回信的需求，你可以整理制式的信件內容，例如收到詢價時或合作邀請時，回覆某個制式的信件套版。

這裡有兩種選擇，一個是直接貼上固定的回覆，不需要AI介入幫你修改或調整信件內容。

另一個選擇就是加入AI的協助，例如你針對不同的分類要有不同的格式，或是內容需要加入客戶名稱及智慧內容回覆。這時你就要新增一次OpenAI步驟模組，請他幫你自動產出這封信件內容。

以下是針對固定的回信步驟：

新增 Gmail 模組 → Send Email

收件人：{{寄件人 Email 位址}}

🛑🛑 關於寄件人的變數選擇時，你可能會遇到一個問題，就是Gmail收到信件後的變數內容格式是

Doris<doris@hiinmusic.com>

但這格式不符合Email格式，所以你會需要在此加入一個 Text Parser去處理這段文字變成純Email格式。

請插入一個Match Pattern的步驟，並在Pattern欄位裡面輸入 <([^>]+)>
接著在下一步驟的收件者欄位就可以選擇 Text Parser輸出的結果變數

主旨：感謝您的來信！
內容範例：

您好！

我們已收到您的來信，我們將盡快處理。

此為 AI 自動回覆，請耐心等候專人聯繫。

———
AI 助理 敬上

🧠 三、設計簡單但有效的 AI Prompt

AI 的回應品質跟 prompt 設計有極大關係。這是一個精簡又實用的範例：

你是一位智能信件助理，請判斷 Email 類型，並以條列方式摘要內容重點。可用分類有：
- 報價詢問
- 合作邀請
- 技術支援
- 廣告或垃圾信

可依公司需求擴充更多分類，或補上指定回覆語氣（如禮貌、熱情、商務冷靜等）。

🧪 四、測試流程

發送一封測試 Email 至自己的 Gmail
開啟 Scenario → 點選「Run Once」
檢查是否：
- 1️⃣ GPT 正確分類信件內容
- 2️⃣ Google Sheet 正確寫入
- 3️⃣ Gmail 寄出自動回覆

如果一切順利，接下來你可以設定排程（每5分鐘執行一次）或開啟 webhook 讓它全天候運作！

🔁 五、延伸應用建議

根據「分類」不同套用不同回信範本
若分類為「合作邀請」，自動將信件轉寄至負責窗口
連接 Notion，為每封信建立專案卡片
發送 Slack 通知給團隊（使用 Slack 模組）

✅ 六、總結與初學者建議

你已完成第一個 AI Agent！雖然沒有寫程式，但你已經讓：

ChatGPT 成為語意理解的大腦
Make 成為自動執行的手腳
Gmail 與 Google Sheet 成為輸入與輸出工具

這就是 AI Agent 的基礎精神：具備理解能力、記憶力與行動力！

如果你喜歡這樣的教學格式，也歡迎留言，我可以幫你做更多情境教學（例如客服問答、投資分析、內容寫作等 AI Agent 實作流程）。

標籤 #自動回信 相關文章

從零開始！教你打造第一個 AI Agent，初學者也能輕鬆上手

標籤 #自動回信相關文章